Wanneer je een artiest boekt die door een andere ArtwinLive-gebruiker exclusief wordt vertegenwoordigd, kun je vanuit de boeking een aanvraag naar die agency sturen. De exclusieve agency beoordeelt de aanvraag in de eigen omgeving en kan daarna reageren met een optiebevestiging.
De aanvraag versturen
De niet-exclusieve agency maakt of opent de boeking en stuurt een boekingsaanvraag naar de exclusieve agency. De aanvraag bevat de belangrijkste gegevens die nodig zijn om beschikbaarheid, locatie en inhoud te beoordelen, zoals artiest, datum, tijden, locatie, opdrachtgever en eventinformatie.
Beoordeling door de exclusieve agency
De exclusieve agency opent de aanvraag in ArtwinLive en controleert eerst of de artiest beschikbaar is. De planning laat zien of er al boekingen, opties, afspraken of andere blokkades op dezelfde datum staan. Als regio-exclusiviteit wordt gebruikt, helpt de regiocheck beoordelen of de aanvraag past binnen de afgesproken regio-afspraken.
Accepteren met een optiebevestiging
Als de exclusieve agency de aanvraag kan accepteren, kan zij een optiebevestiging sturen. Daarmee krijgt de niet-exclusieve agency een duidelijke bevestiging van de optie, inclusief de informatie die de exclusieve agency wil delen voor de verdere afhandeling.
Rider, presskit en advancing doorgeven
Bij het verwerken van de goedgekeurde aanvraag kan de niet-exclusieve agency kiezen welke informatie aan de eigen boeking wordt gekoppeld. De opties zijn onder andere Pass through their rider, Pass through their press kit en Pass through their advancing. De rider, presskit en advancingvragen blijven zo afkomstig van de exclusieve agency, terwijl de niet-exclusieve agency de communicatie met de eigen klant beheert.
Controleren voordat je doorstuurt
Controleer vooral de rider voordat je deze doorgeeft. Als er contact- of agencygegevens in de rider staan, kan ArtwinLive daarvoor een waarschuwing tonen. Je kunt ook kiezen of je de offerteregels uit de aanvraag wilt overnemen in je eigen boeking.
De klant laten reageren
De niet-exclusieve agency kan vervolgens een optiebevestiging naar de eigen klant sturen. De klant kan de optie accepteren of afwijzen en eventueel een bericht meesturen. De informatie die je hebt doorgelinkt, zoals rider, presskit en advancingvragen, kan in deze stap worden meegenomen.
Na acceptatie door de klant
Wanneer de klant de optie accepteert, kan ArtwinLive direct de contractflow starten. Als advancing is doorgelinkt, sluiten de advancingvragen aan op de informatie van de exclusieve agency. Zo blijft de inhoud consistent: de exclusieve agency beheert de artiestinformatie, de niet-exclusieve agency beheert de klantrelatie en de klant kan vanuit de optiebevestiging doorgaan naar contract en advancing.