Inkoopcontracten en boekingsbevestigingen gebruik je om afspraken met leveranciers, ingehuurde artiesten of teamleden vanuit de boeking vast te leggen. De documenten worden opgebouwd vanuit de inkoopkosten in de boeking en worden per relatie verstuurd.
Eerst de juiste relatie instellen
Voor teamleden is het belangrijk dat er in het teamlid een relatie is gekoppeld. Die relatie bepaalt naar welke leverancier of persoon de inkoopafspraak hoort. Zonder gekoppelde relatie kan ArtwinLive niet goed bepalen welke kostenregels bij dezelfde ontvanger horen en welk document verstuurd moet worden.
Inkoopkosten aan een relatie koppelen
In de financiële gegevens van de boeking moeten de inkoopkosten een creditor of relatie hebben. ArtwinLive groepeert de kostenregels per relatie. Daardoor kan één document meerdere kostenregels voor dezelfde leverancier bevatten, bijvoorbeeld gage, techniek of extra diensten.
Per relatie kiezen wat je verstuurt
Open de relatie en gebruik Purchase contract sending om te kiezen wat er vanuit boeking finance mag gebeuren. Met Do not send verschijnt er geen nieuwe verzendactie voor openstaande kosten. Met Booking confirmation verstuur je een bevestiging van de gemaakte afspraak. Met Purchase contract verstuur je een ondertekenbaar inkoopcontract.
Ook vanuit de boeking beheren
Bij een boeking kun je de relaties voor inkoopcontracten beheren via de document- of contractacties. Daar zie je de betrokken relaties en kun je per relatie kiezen tussen niet versturen, boekingsbevestiging of inkoopcontract. Dit is handig wanneer je de keuze direct tijdens het controleren van de boeking wilt aanpassen.
Versturen vanuit het boekingsoverzicht
Als er inkoopkosten met een relatie zijn en die relatie is ingesteld op boekingsbevestiging of inkoopcontract, toont het boekingsoverzicht een kaart per relatie. De kaart laat zien welke kostenregels worden meegenomen en of het document nog niet is verstuurd, verstuurd is, moet worden retour getekend of is afgerond.
Boekingsbevestiging of inkoopcontract
Gebruik een boekingsbevestiging wanneer de ontvanger vooral een bevestiging moet krijgen van de afspraak. Gebruik een inkoopcontract wanneer je een formele ondertekening nodig hebt. Een inkoopcontract kan na ondertekening nog retour getekend worden, zodat beide partijen een afgerond document hebben.
Controlepunten als de actie ontbreekt
Controleer of het teamlid aan een relatie is gekoppeld, of de kostenregel een creditor of relatie heeft, en of Purchase contract sending op die relatie niet op Do not send staat. Pas daarna verschijnt de juiste verzendactie in de boeking.