Wanneer een artiest exclusief wordt vertegenwoordigd door een agency, zijn er vaak meerdere partijen betrokken bij een boeking. De aanvragende agency onderhoudt contact met de opdrachtgever, terwijl de exclusieve agency verantwoordelijk is voor de beschikbaarheid, contracten en artiestinformatie.
In de praktijk betekent dit vaak veel losse e-mails, handmatig verstuurde riders, verschillende contracten en voortdurend schakelen tussen systemen.
Met LIVE Link brengen we deze workflow samen binnen Artwin Live.
Van boekingsaanvraag tot contractafhandeling werken exclusieve en niet exclusieve agencies samen vanuit één gekoppeld proces, terwijl iedere partij blijft werken vanuit zijn eigen account, identiteit en workflow.
Start met een gekoppelde artiest
LIVE Link begint bij de artiest.
Wanneer je een artiest vertegenwoordigt die exclusief wordt geboekt door een andere agency die gebruikmaakt van Artwin Live, kun je deze exclusieve agency koppelen binnen de instellingen van de artiest.
Vanaf dat moment kan Artwin Live boekingsaanvragen automatisch doorzetten naar de juiste partij.
Direct beschikbaarheid opvragen tijdens het boeken
Bij het aanmaken van een nieuwe boeking verschijnt automatisch de optie om direct beschikbaarheid op te vragen bij de exclusieve agency.
De boeking wordt alvast aangemaakt binnen je eigen omgeving, terwijl tegelijkertijd een boekingsaanvraag wordt verstuurd naar de exclusieve agency.
Vanuit het algemene boekingsoverzicht zie je direct dat de aanvraag is verzonden en in behandeling is.
Boekingsaanvragen ontvangen en beoordelen
De exclusieve agency ontvangt vervolgens een e-mail met de boekingsaanvraag.
Wanneer zij geen gebruikmaken van Artwin Live, kunnen zij de aanvraag openen via een beveiligde webpagina. Hier kunnen zij de aanvraag bekijken, accepteren of weigeren en eventueel een bericht terugsturen naar de aanvrager.
Gebruikt de exclusieve agency wél Artwin Live, dan kan de aanvraag direct worden geopend binnen het eigen account.
Hierbij worden onder andere de volgende gegevens automatisch meegestuurd:
- Aanvrager en contactpersoon
- Artiest
- Datum en tijden
- Locatie
- Eventinformatie
- Opmerkingen en notities
Automatische planning- en regiocontrole
Binnen Artwin Live verschijnt de aanvraag als een binnenkomende boekingsaanvraag.
Tijdens deze stap controleert het systeem direct:
- Beschikbaarheid van de artiest
- Bestaande boekingen
- Reistijden
- Regioconflicten
Daarnaast kunnen nieuwe relaties en locaties direct worden opgeslagen voor toekomstig gebruik.
Na goedkeuring wordt de aanvraag automatisch omgezet naar een boeking binnen de omgeving van de exclusieve agency.
Automatische optiebevestiging
Zodra de exclusieve agency de boeking aanmaakt, kan direct een optiebevestiging worden verstuurd naar de aanvragende agency.
De aanvrager ontvangt hiervan automatisch bericht en kan de gekoppelde boeking openen vanuit de eigen Artwin Live omgeving.
Vanaf dit moment zijn beide boekingen met elkaar verbonden via LIVE Link.
Riders, press kits en advancing automatisch doorgeven
Een belangrijk onderdeel van LIVE Link is het automatisch delen van artiestinformatie.
Wanneer de exclusieve agency beschikt over een rider, press kit of advancingformulier, kan deze informatie direct worden gekoppeld aan de boeking van de aanvrager.
Daardoor hoeft niemand documenten handmatig te downloaden, op te slaan of opnieuw te versturen.
De aanvrager kan deze informatie vervolgens direct gebruiken richting de opdrachtgever.
Beschikbare informatie die automatisch kan worden doorgestuurd:
- Rider
- Press kit
- Advancing
- Aanbodgegevens
Van optie naar contract
Bij het overnemen van bovenstaande gegevens, kan de aanvragende agency vanuit de eigen identiteit direct een optiebevestiging naar de opdrachtgever versturen. Accepteert de opdrachtgever de optiebevestiging? Dan zet Artwin Live deze direct om in de Contract Flow, en kan de opdrachtgever het contract ondertekenen.
De opdrachtgever tekent hierbij niet met de exclusieve agency, maar met de agency die de boeking heeft verkocht.
Zodra de opdrachtgever heeft getekend, kan direct een boekingsbevestiging worden verstuurd naar de exclusieve agency.
Contracten gekoppeld binnen dezelfde boeking
Na ontvangst van de boekingsbevestiging kan de exclusieve agency direct een contract versturen naar de aanvragende agency.
Dit contract verschijnt bij de aanvragen automatisch als inkomend contract binnen dezelfde boeking.
Daardoor ontstaat één centraal overzicht waarin zichtbaar is:
- Het contract met de opdrachtgever
- De verzonden boekingsbevestiging
- Het inkomende contract van de exclusieve agency
- De actuele status van alle documenten
Iedere partij werkt vanuit zijn eigen workflow, terwijl alle relevante informatie gekoppeld blijft aan dezelfde boeking.
Minder losse communicatie, meer overzicht
LIVE Link zorgt ervoor dat exclusieve en niet exclusieve agencies kunnen samenwerken zonder handmatig documenten uit te wisselen of informatie opnieuw in te voeren.
Beschikbaarheid, opties, riders, press kits, advancing, contracten en boekingsbevestigingen worden onderdeel van één doorlopende workflow.
Het resultaat is meer overzicht, minder losse communicatie en een professionelere samenwerking tussen alle betrokken partijen.
Alles blijft gekoppeld aan de boeking, volledig binnen Artwin Live en altijd in de eigen identiteit van iedere agency.