Advancing formulieren verzamelen de praktische informatie die nodig is om een optreden goed voor te bereiden. Denk aan technische gegevens, aankomsttijden, contactpersonen, hospitality, parking, laad- en losinformatie of andere vragen die per type act verschillen.
Formulieren maken
Je bouwt formulieren eerst als herbruikbare basis in Account instellingen > Advancing formulieren. Daar geef je het formulier een herkenbare interne naam, een titel en omschrijving voor de klant, de vragen en eventueel een deadline in dagen voor de speeldatum.
Als een formulier naar de klant meegestuurd moet worden, zet je Embed form in client booking portal aan. Alleen zulke verzendbare formulieren worden gebruikt in de klantgerichte advancingflow.
Koppelen aan artiesten
Daarna koppel je de formulieren aan artiesten via de artiestinstellingen > Advancing formulieren. Een artiest kan meerdere formulieren hebben. De volgorde bepaalt hoe ze op de boeking worden getoond, en je kunt formulieren later weer ontkoppelen zonder het basisformulier uit het account te verwijderen.
Werken met algemene en specifieke formulieren
De beste inrichting is meestal modulair. Maak bijvoorbeeld een algemeen formulier voor alle performers, bands en dj’s met vragen die altijd nodig zijn. Koppel dat formulier aan iedere artiest.
Maak daarnaast een specifiek bandformulier voor line-up, backline, podiumindeling of meer uitgebreide technische input, en koppel dat alleen aan bands. Zo vraag je standaardinformatie maar een keer uit, terwijl artiesten met extra voorbereiding hun eigen aanvullende formulier krijgen.
Gebruik op de boeking
Wanneer een boeking voor een artiest wordt gemaakt, gebruikt de Advancing pagina de formulieren die aan die artiest zijn gekoppeld. Vanuit de boeking kun je alle formulieren openen of versturen. De klant vult de vragen in via de gedeelde link, waarna het team de antwoorden op de Advancing pagina kan controleren, aanvullen en afronden.
Gebruik in de contractflow
In de contractflow kunnen advancing formulieren onderdeel worden van de klantopvolging. Bij verzendbare formulieren krijgt de klant via de booking portal of de advancingmail toegang tot de vragen. Na ondertekening of afronding van het contract kan ArtwinLive reminders plannen op basis van de openstaande formulieren en deadlines.
Ingevulde en gecontroleerde formulieren kunnen daarna als afgerond worden gezien, zodat duidelijk is welke praktische informatie nog ontbreekt.
Gekoppelde contracten
Bij gekoppelde contracten kan advancing ook worden doorgegeven vanuit een andere ArtwinLive-agency. Als je kiest voor Pass through their advancing, gebruikt jouw boeking de advancing informatie van de gekoppelde agency. Op de Advancing pagina zie je dan dat de advancing wordt doorgegeven en dat alleen hun formulieren worden getoond. Dit kun je in de contractinstellingen uitschakelen als je liever je eigen formulieren gebruikt.
Praktische tip
Gebruik korte, doelgerichte formulieren. Houd algemene vragen in een basisformulier en maak extra formulieren alleen voor artiesten die meer informatie nodig hebben. Dat houdt de klantflow overzichtelijk en maakt het voor je team makkelijker om per boeking te zien wat nog openstaat.