De nieuwe contractflow begeleidt een boeking van concept naar een volledig ondertekend contract. Je verstuurt het contract vanuit de boeking, de klant controleert en vult waar nodig gegevens aan, en de agency rondt de flow af met retour tekenen.
Contract versturen
Open de boeking en gebruik het contractblok om het contract te versturen. Controleer vooraf de opdrachtgever, contactpersoon, deal, locatie, rider, eventuele aanvullende voorwaarden en de taal van het contract. De verzendmail bevat de ondertekenlink voor de klant.
Je kunt een contract ook versturen terwijl de boeking nog de status Optie heeft. Dat is handig wanneer je de bevestiging formeel via het contract wilt laten verlopen. De boeking hoeft dus niet eerst handmatig definitief te zijn voordat je de contractflow start.
Wat de klant doet
De klant opent de link en doorloopt de stappen voor gegevens, contract en ondertekening. In de gegevensstap kan de klant eigen gegevens controleren of aanvullen, zoals bedrijfsgegevens, tekenbevoegde, locatiegegevens, referentie of factuurgegevens.
Als de factuur naar een ander adres of een specifiek financieel e-mailadres moet, kan de klant dat in de flow opgeven. Die wijziging wordt niet blind overgenomen: bij retour tekenen controleer je wat is ingevuld en bepaal je of je het gebruikt voor de relatie en facturatie.
Controleren voor retour tekenen
Nadat alle klantondertekenaars hebben getekend, komt het contract bij de agency terug voor Retour tekenen. In die stap controleer je de informatie die de klant heeft aangepast sinds het contract is verstuurd. Denk aan opdrachtgevergegevens, locatie, factuuradres, financieel e-mailadres en advancing-antwoorden.
Bij nieuwe of aangepaste klantgegevens bepaal je of je deze wilt overnemen, als nieuwe relatie wilt bewaren, op een bestaande relatie wilt bijwerken of juist wilt negeren. Dit maakt retour tekenen ook het controlemoment voordat gegevens terugschrijven naar de boeking, relaties of factuurflow.
Retour tekenen en status
Met retour tekenen zet de agency de laatste handtekening onder het contract. Daarna is het contract volledig afgerond en wordt de contractstatus op voltooid gezet.
Wanneer de boeking als Optie is verstuurd en automatisch bevestigen na ondertekening aan staat, wordt de boeking bij retour tekenen ook Definitief. Zo kun je de klant laten tekenen vanuit een optie en de boeking pas definitief laten worden zodra het contract echt rond is.
Advancing formulieren in de contractflow
Verzendbare advancing formulieren die aan de artiest zijn gekoppeld kunnen onderdeel zijn van dezelfde klantopvolging. De klant kan de vragen invullen via de booking portal of advancinglink, en de antwoorden verschijnen op de Advancing pagina van de boeking.
Tijdens retour tekenen kun je ingevulde advancing-informatie mee beoordelen. Voltooide formulieren kunnen worden gesloten, en open formulieren kunnen na contractafronding reminders krijgen op basis van hun deadlines. Zo blijft contractondertekening verbonden met de praktische voorbereiding van de show.
Gekoppelde contractinformatie
Wanneer je met een gekoppeld ArtwinLive-contract werkt, kun je bepalen welke informatie je doorgeeft in jouw eigen contract. Opties zoals rider, presskit en Pass through their advancing bepalen of jouw contract de informatie van de gekoppelde agency gebruikt of dat je eigen gegevens leidend zijn.
Praktische werkwijze
Gebruik de contractflow als controlepunt: verstuur vanuit de boeking, laat de klant gegevens aanvullen, controleer wijzigingen bij retour tekenen en rond daarna pas af. Zo voorkom je dat losse e-mails, gewijzigde factuuradressen of open advancingvragen buiten de boeking blijven hangen.