De boekingsflow is het hart van het dagelijkse werk in ArtwinLive. Een boeking begint met artiest, status, datum, locatie, opdrachtgever en event. Die keuzes bepalen waar de boeking in de planning verschijnt, of beschikbaarheid gecontroleerd kan worden en welke vervolgstappen logisch zijn.
Begin met de juiste status
- Aanvraag gebruik je voor een binnengekomen kans die nog beoordeeld moet worden.
- Optie gebruik je wanneer een datum wordt vastgehouden of besproken, maar nog niet definitief is.
- Definitief gebruik je wanneer de boeking als vast moet meetellen in planning, contracten en finance.
- Afspraak gebruik je voor activiteiten zonder optreden die wel in de planning moeten staan.
- Prive bezet blokkeert tijd zonder alle boekingsdetails zichtbaar te maken.
Beschikbaarheid en planningchecks
De planningcheck vergelijkt de gekozen artiest en datum met bestaande planning. Zo zie je of er al een boeking, optie, afspraak, priveblokkade of ander relevant item bestaat. Zonder artiest of datum kan de controle geen zinvolle uitkomst geven. De regiocheck gebruik je wanneer regio-exclusiviteit belangrijk is: locatie en datum worden vergeleken met bestaande boekingen zodat je kunt beoordelen of een nieuwe boeking botst met exclusiviteit.
Relaties en tijdelijke contacten
Gebruik een bestaande relatie wanneer opdrachtgever, locatie of contactpersoon later opnieuw nodig is voor contracten, facturen en rapportage. Een tijdelijk contact is handig wanneer je al een contract wilt sturen of gegevens wilt vastleggen voordat de relatie volledig is aangemaakt. Zodra de juiste relatie bekend is, koppel je die zodat ondertekening, facturatie en inkoopopvolging traceerbaar blijven.
Opvolging na aanmaken
- Het overzicht toont status, belangrijke kaarten, contractstatus, factuurstatus, inkopen, documenten en vervolgacties.
- Financieel bouwt de deal, factuurregels, inkoopkosten, crediteuren en marge op.
- Advancing verzamelt praktische gegevens uit formulieren en houdt artiestinformatie bij elkaar.
- Travel organiseert reis-, aankomst- en verplaatsingsinformatie.
- Het log laat zien wat gewijzigd is en helpt verklaren waarom een boeking eruitziet zoals die eruitziet.