Contracten en documenten zetten boekingsinformatie om naar afspraken die je kunt versturen, controleren en laten ondertekenen. De beste flow begint voor de boeking: bereid templates, huisstijl, ondertekeninstellingen en riderstandaarden voor zodat elke boeking met minder handwerk het juiste document kan maken.
Klantcontracten
- Gebruik contracttemplates voor de tekst, velden en documentstructuur die je opnieuw wilt gebruiken.
- Gebruik de contractacties in het boekingsoverzicht om een contract te maken, bekijken, versturen en volgen.
- De contractkaarten laten zien of een contract ontbreekt, verzonden is, ondertekend is, incompleet is of aandacht nodig heeft.
- Ondertekenaars komen uit de relatie en contactrollen van de boeking, dus houd relatiegegevens correct.
Riders
Gebruik riders voor technische en hospitality-informatie die bij de afspraak hoort. Voeg de rider toe bij de artiest, gebruik de AI PDF-upload wanneer een bestaande rider bewerkbare tekst moet worden en koppel de rider aan het contract waarin die moet staan. In de gebruikersflow noemen we dit gewoon de rider; de inhoud blijft onderdeel van het gegenereerde contract in plaats van een losse bijlage.
Inkoopcontracten
Inkoopcontracten of boekingsbevestigingen verstuur je naar leveranciers of teamleden vanuit kostenregels in de boeking. De belangrijkste voorwaarde is de relatie: koppel een crediteur of relatie aan de juiste kostenregel, of zorg dat de boeking de relatie heeft die het document moet ontvangen. Dit hangt ook samen met inkoopfacturen, omdat dezelfde leveranciersrelatie wordt gebruikt om te begrijpen welke kosten geboekt, gecontracteerd en gefactureerd zijn.
Gerelateerde instellingen
- Huisstijl en documentopmaak bepalen hoe gegenereerde documenten eruitzien.
- Contracttemplates en ondertekeninstellingen bepalen welke berichten worden verstuurd en hoe ondertekening werkt.
- Artiestenriders en artieststandaarden bepalen welke documenten beschikbaar zijn in boekingscontracten.